WooCommerce Exact Online koppeling

Een WooCommerce Exact Online koppeling raakt financiële data en soms producten of voorraad. VerifiedPress bepaalt samen met de klant welke gegevens bewegen, welk systeem leidend is en hoe een fout wordt hersteld.

Scope per gegevensstroom

Orders, klanten, artikelen, voorraad en facturen zijn aparte gegevensstromen. Iedere stroom krijgt een richting, trigger en eigenaar. Een project hoeft niet alle stromen tegelijk te koppelen.

We beginnen met de kleinste stroom die zakelijke waarde levert en betrouwbaar getest kan worden. Extra synchronisaties volgen na bewijs.

Identifiers en correcties

SKU's, klantnummers en documentreferenties voorkomen dubbele records. De mapping beschrijft wat gebeurt bij een ontbrekend artikel, gewijzigd adres, refund of geannuleerde order.

VerifiedPress bewaart een technische correlatie tussen WooCommerce en Exact waar herstel dat vereist. Logging beperkt persoonsgegevens tot wat voor onderzoek nodig is.

API, connector en release

Discovery controleert API-rechten, limieten, testadministratie en leverancierseisen. Een onderhouden connector krijgt de voorkeur wanneer die de mapping, retries en logging dekt.

De release gebruikt testorders en goedgekeurde uitkomsten. Productietoegang en sleutels blijven in serverconfiguratie of een secretsysteem, buiten git.

Masterdata en transacties vragen een andere frequentie

Producten, debiteuren en grootboekinstellingen veranderen anders dan orders. We bepalen per object welk systeem leidend is en of synchronisatie direct, gepland of handmatig wordt gestart. Een volledige catalogus iedere minuut overzetten is zelden nodig; een betaalde order uren laten wachten kan wel operationele gevolgen hebben. Frequentie volgt dus volume, limieten en bedrijfsproces.

Exact-administratie, divisie, artikelcode, debiteurnummer en btw-code moeten eenduidig zijn. Een verkeerde divisie kan technisch een succesvolle API-call opleveren en toch een onbruikbaar resultaat. De acceptatietest controleert daarom de uiteindelijke boeking of stamdata, niet alleen transport tussen systemen.

Voorraad en financiële verwerking worden niet vermengd

Wanneer Exact voorraad leidt, moet duidelijk zijn welke mutaties WooCommerce mag tonen en hoe reserveringen worden behandeld. Wanneer WooCommerce alleen verkoopkanaal is, mag een webbeheerder niet onbedoeld de financiële bron overschrijven. Retouren, annuleringen en gedeeltelijke levering krijgen eigen voorbeelden voordat de richting wordt geautomatiseerd.

De technische route gebruikt passende OAuth-toegang, veilige opslag en gecontroleerde vernieuwing van tokens. Fouten worden per object geregistreerd en niet met volledige klantinhoud naar een algemeen kanaal gestuurd. Actuele mogelijkheden en limieten van Exact Online worden tijdens discovery geverifieerd; een paginabeschrijving is geen garantie dat ieder abonnement dezelfde API-rechten heeft.

Een gefaseerde start houdt administratie herstelbaar

Voor productie gebruiken we een testadministratie of gecontroleerde voorbeelden wanneer de beschikbare omgeving dit toestaat. Daarna kan één richting of beperkte orderreeks als eerste live. De financieel verantwoordelijke vergelijkt totalen, codes en statussen in Exact; VerifiedPress controleert technische referenties en foutregistratie. Pas na akkoord gaat het volume omhoog. Deze aanpak beperkt herstelwerk wanneer een bestaande instelling anders blijkt dan tijdens discovery is beschreven.

Handmatige boekingen en correcties blijven zichtbaar als afzonderlijk proces. De koppeling overschrijft ze niet zonder expliciete bedrijfsregel. Bij een fout leggen we vast of opnieuw verzenden, corrigeren in de bron of menselijke verwerking nodig is. Mapping, divisie, gebruikte endpoints, open uitzonderingen en testgevallen komen in het beheerdossier voor beide partijen. Tokens worden bij overdracht veilig vernieuwd of ingetrokken, zodat toegang niet ongemerkt bij een vorige leverancier blijft bestaan.